総務のビックイベント・年末の大掃除編

皆様、こんにちは。
人財育成と営業支援で日本の発展に貢献する企業、人援隊です。
年末でドタバタと業務に追われていることかと思いますが、皆様体調など崩されていないでしょうか？

寒さも一層厳しくなってきていますので、お体など壊されぬよう、お気を付けください！！

今号の瓦版（メルマガ）では年末のビックイベント、大掃除についてです。
よく新入社員にプロジェクト管理の一環として飲み会の幹事をやらせたりしますが、この年末の大掃除も実はプロジェクト管理を意識するイベントだとご存知でしたか？

皆様の年末の大掃除が楽になるトピックを盛り込んでみましたので、ぜひ最後までご一読いただければ幸いです。

（本メールはお名刺交換をさせていただいた方へお送りしております。）

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～今月の目録～

①迫りくる大掃除～その時総務は動いた～
②第2回人事勉強会・懇親会のご報告
③人援隊隊長　今月の一言

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①迫りくる大掃除～その時総務は動いた～

季節はあっという間に過ぎ、気が付けばもう年末。

この季節になると人事や総務の皆様は年明けの新入社員研修の準備や、年賀状の準備、新年の準備と多岐にわたる業務に大忙しな時期なのではないでしょうか？

その中でも大変だという声がよく挙がるのがオフィスの大掃除。

2015年に株式会社カウネットさんが実施した調査によると、実に7割の企業が社内で一斉に大掃除を行うそうです。

全社員が一斉に行う大掃除。

人手があるのはいいですけど、大人数が一気に動くとなると、それはもう一つのビックプロジェクトですよね。

このビックプロジェクトを主導する皆様の大いに助けとなるのがプロジェクト管理の考え方。

何となく経験と空気の読みあいでも進められてしまう大掃除ですが、一度きちんとプロジェクト管理の考え方によって進めると、翌年以降の負担度が格段に違ってきます。

 今回は人財育成に携わる企業として、プロジェクト管理の視点から大掃除を見ていこうと思います。

1.タスクを洗い出し、分類しよう！
プロジェクト管理でもよくやる作業、タスクの洗い出し。
大掃除でも一度タスクを洗い出し、全体を把握しましょう。

やるべきことがわかったら、今度はそれを分類します。
スタンダードなのはフロアや部屋などの大分類から、棚や窓、デスクという中分類、そして拭き掃除や書類整理などの各作業という小分類という分類。

ただし絶対これというわけではなく、自社に合わせた分類が一番良いと思うので、ぜひ検討してみてください。

水回り、事務エリア、来客室などの部屋の特徴を大分類にする分類ですと、類似作業がまとまるので道具の調達管理がしやすいなんてメリットもあったりします。

2.役割分担を決めよう！
1.でやることが決まったら、今度はそれを誰が、いつやるのか決めましょう。

当日の社員様の顔色で決める、なんてのもいいですが、事前にある程度決めてしまったほうが、準備も当日の運営もずっと楽です。

3.タスクと役割分担をもとに道具を準備しよう！
1.、2.でタスクと役割分担が決まればいろいろなことがずっと楽になります。
3.はその一つ。道具の準備です。

大掃除をしていて意外と多いのが、道具のリソース不足。
例えば窓を拭こうとしたら別の部署が窓を拭くスプレーと雑巾を使っていた、なんてケース。

決して量が足りていないわけではなくても、タイミングによっては作業ができないなんてことも起こりがちです。

そこで、役割分担を確認すれば、いつ、どこで、だれがどの道具を必要とするかが簡単にわかります。

担当者分、道具をそろえるもよし！
道具の使用時間が被らないように時間調整するもよし！
こうした工夫も1.、2.ができていると簡単ですね。

4.“場所”を決めよう！
準備と当日の運営を楽にする手段としてもう一つ挙げられるのが、
“場所”を決めるということ。

例えば掃除道具一つにしても、皆様に配り歩くのは一苦労ですよね。
また、大掃除をしていれば必ず出てくるのが大量の書類、そして廃棄物・廃棄機密書類などです。

 こうした共通してあるものを一つの場所に置き場所を決めてしまえば、
いちいち雑巾はどこにあるのか、破棄する機密書類はどうすればいいのか、
なんて質問にひっぱりだこにならずに済みます。

事前に決められること、用意できることはやってしまい、当日の負担を減らしてしまいましょう。

さあ、ここまでくればあとは社員様と力を合わせて当日社内をピカピカにするだけです。

当然「プロジェクト管理」なので、実施後の振り返りと修正のフェーズがありますが、年明けまでしばし仕事納めの余韻に浸ってしまってもしょうがないですよね…！

今年は少し、「プロジェクト管理」を意識して大掃除というビックプロジェクトに臨んでみてはいかがでしょか？

また、よく新人や若手にプロジェクト管理を体感していただく場として忘年会や新年会などの飲み会の幹事をやらせるなんてこともありますが、今年は大掃除のリーダーなんてのをやらせてみても面白いかもしれないですね。

②第2回人事勉強会・懇親会のご報告

先週12月12日（火）に、第2回人事勉強会・懇親会を実施いたしました。
今回の勉強会のテーマは「ミレニアル世と語る新入社員研修のポイント」。

年末のお忙しい時期ではありましたが、ご参加いただけた方には有意義なお時間を提供できるよう、いろいろとお伝えさせていただきました。

前半の勉強会では、「最近の若者は○○だ」といわれるのはなぜなのか、そしてそれは本当なのか、本当だとしたら、そういう人たちに対してどのように向き合い、どうやって新入社員研修を考えていけばいいかというお話を人援隊の藤島が、いろいろなデータをお見せしながらお伝えさせていただきました。

後半の懇親会では、勉強会にもゲストとして登壇してくださった2018年度から新社会人となる方がご参加してくださり、ざっくばらんに最近の若者について意見交換を行いました。

中には、あまり自社の若者には聞けないようなぶっちゃけた質問も飛び交いましたが、それに対しこれまたぶっちゃけた答えが返ってくるという、なかなかに面白い懇親会となりました。

 ↓詳細はこちら↓
https://www.facebook.com/jinentai.jp/posts/199196383961334

次回の人事勉強会・懇親会は2月ごろを予定しています。
また皆様に楽しんでいただける場をご用意いたしますので、続報を楽しみにお待ちいただければと思います！

③人援隊隊長　今月の一言

こちらでは弊社、人援隊隊長の山本が、海援隊隊長、坂本龍馬氏の言葉をピックアップし、皆様にご紹介させていただきます。
今月の一言はこちら！

「人間というものは、いかなる場合でも、
好きな道、得手の道を捨ててはならない」
坂本龍馬

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最後までお目通しいただきありがとうございます！
次回の瓦版もどうぞよろしくお願い致します。